撰文/Ryan Wang(文章出處:http://ryanwangblog.pixnet.net/blog

 

專案管理在每個組織當中是至關重要的一套「問題解決系統」,

透過徹底執行邏輯思考過後所擬定出的策略,

來組織一群相關的人、事、物以發揮群策群力、專業分工的綜效,

讓問題能夠在最少資源投入、最短時間耗費的前提下順利解決,

而所謂的專案,往往是為了解決一個明確的問題而存在,

為了發展出專案執行策略,邏輯思考是絕對必要的能力,

而想弄懂邏輯思考,就必須搞懂以下八個字:

「輕重、緩急、先後、快慢」,

這八個字主要是協助讓每個專案負責人,

在任務執行的過程能夠更聚焦、更有效率,

分別說明如下:

其中的輕重,主要是必須能夠區分出每項工作執行細則的必要與不必要,

也就是在資源有限的前提下,

能夠確保重要的事情有足夠的資源投入,

而不重要的事情則必須明快果決地立即捨棄,

換言之,就是徹底實踐80/20法則的精神;

其中的緩急,主要是必須能夠區分出哪些任務必須立即著手處理,

而哪些則可以晚點處理,判斷的準則在於時間性,

尤其是具有時效性的急事絕不能緩辦,

以免失效或是失了先機;

其中的先後,主要是必須能夠區分出同等重要性的工作中,

何者必須優先投入資源?

在公司資源充裕的前提下,

判斷的基準主要取決於投資報酬率高低,

然而,當公司資源匱乏,必須事事樽節成本時,

判斷的基準則主要取決於所需投入的成本高低;

其中的快慢,主要是必須能夠區分出哪些任務的處理過程講求快速?

哪些任務處理則必須花費多點時間講究細節?

快速處理,會失去細節,

注重細節,會失去速度,

必須針對不同狀況及不同任務需求來判斷何者不可捨棄。

 

除了上述所提到的輕重緩急,先後快慢之外,

還必須注意專案管理所講求的最高指導原則,

那就是必須符合以下的專案管理精神:

「以最少的資源投入,獲取最大效益!!」

專案負責人必須能夠盡可能不去勞師動眾(除非在公司中你的權勢夠大、後臺夠硬,亦或是戰功彪炳,無人可及),

以盡可能不去改變相關利害關係人現有業務範疇及業務量為前提,

透過在每個人的日常工作中加上一點巧思與變化,

讓所有人都能夠在不同業務範疇當中,

充分發揮自己的專業能力來協助目標達成,

因此,想做好專案管理,

除了必須內修邏輯思考能力之外,

還必須外求團隊組織與溝通協調,

才能透過群眾的力量,更輕鬆且更有創意的解決問題,

以上經驗分享給各位,

共勉之,大家加油~~

 

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