撰文/Ryan Wang(文章出處:http://ryanwangblog.pixnet.net/blog)
前幾天開會時,
公司長官突然問我一句話:「你昨天晚上會因為今天要開會而興奮到睡不著嗎?」
突如其來的一個問題,著實讓人有些摸不著頭緒,
長官接著說:「我指的是因為你想到了一個很好的方法,可以解決今天會議要討論的問題,因此感到很興奮。」
原來,
這個問題牽涉到至少兩個重點:
一、會議的目的性:
會議必須聚焦在問題解決,而非單純的作秀及數字報告。
二、專業分工:
與會者必須能夠專業分工,從各自不同專業領域的立場及觀點來提出解決方案。
開會其實是門深奧的學問,
從事前的規劃、事中的引導與控制、以及事後的追蹤與回饋,
都需要細膩的處理每個環節,
才不會落入會而不議、議而不決、決而不行、行而不果的問題之中,
在開會的前、中、後等不同過程中,
最重要卻最容易被忽略的就在於事前規劃,
原因很簡單,
大部分的會議都是基於「 公司規定」而「不得不」的結果,
但並不表示所謂的會議一定得以「例行」亦或是「標準化」的方式來進行,
而是由會議發起人的開會動機來決定,
開會前,除了必須在事前決定好需要的會議氛圍為何?以及這樣的氛圍要如何營造出來?
這個與會氛圍的重要性在於與會者願不願意「傾全心盡全力」,只為了解決問題,
否則容易讓與會者各自多所保留,
而在會議中流於敷衍了事,
會議後則又抱怨連連,
這只會讓會議越開越沒意義、越開越沒信心,
其實並非會議這件事不好,
而是前、中、後的規劃安排沒做好,
大家共勉之,
不要對會議感到不悅與不信任,
只要方法用對,
會議絕對是解決問題最有效的溝通管道之一。
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