撰文/Ryan Wang(文章出處:http://ryanwangblog.pixnet.net/blog)
溝通不但是一門藝術,更嚴重影響到績效,
只要溝通方式不良,或是沒有正確方法,
當溝通的目的無法達成,亦或是根本沒有目的的溝通,
不但無法解決問題,
更犧牲掉彼此的時間成本,
一點意義也沒有。
職場上的正式溝通之所以缺乏效率,
主因在於缺乏說話的邏輯與架構,
而邏輯架構之所以重要,
原因在於每次溝通想傳遞的訊息過多,
在對方無法掌握你想表達的眾多資訊的全貌,
很容易導致溝通失焦,
這樣的習慣或許源自於求學階段我們在閱讀課本的習慣所養成,
一般人習慣閱讀的順序是先看第一章標題,
接著看第一節標題,
然後看完第一節完整內容後,再跳到第二節的標題,
然後閱讀完第二節內容,再跳到第三節標題,
等第一章所有小節的內容全數閱畢,再跳到第二章,
然後重覆一樣的動作直到整本書籍閱讀完畢......
但職場上的溝通最忌諱這種逐字說明的冗長贅字,
職場上,時間就是金錢,
越高階的溝通越是在意時間成本,
也就是所謂的溝通效率,
因此正確的溝通方式應該以「展開」為主要核心,
將最重要的資訊依架構大綱形式逐層展開做說明,
讓彼此先聚焦在想溝通的方向上,
再針對雙方認為重要的部分逐步向下展開細部溝通,
而絕非一開始就先滔滔不絕的「自言自語」,
讓重要資訊全變成個人的碎唸與抱怨......
如何以「展開」的形式進行有效的溝通,
同樣以書籍閱讀方式來做說明,
順序變成從先展開書籍的各章標題,
從標題架構來了解作者想從什麼樣的觀點說明書籍主軸,
以初步了解此次溝通的全貌,
接著再展開各章的每個小節標題,
以了解作者在各個小節會以什麼樣的面向來探討這一章,
以這種逐層由廣至深的方式來帶領對方一步步進入你的理解範疇之中,
或許對方只對你所提出的六個章節中某一章有興趣,
雙方便可直接針對這個章節向下做討論,
這樣的溝通方式可以讓溝通時間變得更容易掌握,
彼此的溝通焦點更容易集中,
才能夠讓對方在短暫的注意力時間內專心討論重要議題,
先展開後聚焦而後深入作探討,
記住這樣的溝通邏輯架構,
將讓你的想法更容易傳遞給對方,
給大家做個參考,
希望對大家有幫助
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